Algemene Voorwaarden

1. Definities

• Defter: Defter, gevestigd te Tijplaats Es 8, 7541 PJ Enschede, Nederland.
• Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Defter een overeenkomst aangaat voor boekhoudkundige dienstverlening.
• Diensten: de door Defter aangeboden AI-ondersteunde boekhoudkundige dienstverlening, waaronder transactieverwerking, BTW-voorbereiding, financiële rapportages en facturatie.
• AI-systemen: de door Defter ingezette geautomatiseerde systemen voor het verwerken, categoriseren en reconciliëren van financiële gegevens.
• Boekhouder: de bij Defter aangesloten boekhoudkundige professional die toezicht houdt op de AI-verwerking en eindcontroles uitvoert.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Defter en de Opdrachtgever. Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen. Door gebruik te maken van de Diensten aanvaardt de Opdrachtgever deze voorwaarden.

3. Overeenkomst en looptijd

De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tegen een vast maandtarief. Beide partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) kalendermaand. Na opzegging wordt de lopende maandperiode afgerond en eventueel openstaande BTW-aangiftes afgehandeld.

4. Verplichtingen Opdrachtgever

De Opdrachtgever is verplicht:

• Tijdig en volledig alle benodigde financiële gegevens, bescheiden en inlichtingen te verstrekken die Defter nodig heeft voor de uitvoering van de Diensten.
• Toegang te verlenen tot de benodigde systemen, waaronder Moneybird en bankrekeningen (via Ponto/Open Banking).
• De juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens te waarborgen. Defter is niet aansprakelijk voor gevolgen van onjuiste of onvolledige informatie.
• Facturen en bonnetjes tijdig aan te leveren via de afgesproken kanalen (WhatsApp, Slack, e-mail).

5. Uitvoering van de Diensten

Defter voert de Diensten uit naar beste inzicht en vermogen, conform de eisen van goed vakmanschap. Defter maakt gebruik van AI-systemen voor de verwerking van transacties, categorisering, reconciliatie en het beantwoorden van financiële vragen. Alle fiscale aangiftes en maandafsluitingen worden gecontroleerd en goedgekeurd door een gekwalificeerde boekhouder voordat zij worden ingediend.

Defter verwerkt financiële gegevens via Moneybird als onderliggende boekhoudsoftware. De Opdrachtgever begrijpt dat Defter afhankelijk is van de beschikbaarheid en correcte werking van externe diensten zoals Moneybird, bankfeeds (Ponto) en communicatieplatformen.

6. Inzet van AI

Defter zet AI-systemen in voor het automatiseren van boekhoudkundige werkzaamheden. De Opdrachtgever wordt geïnformeerd dat:

• AI wordt ingezet voor transactiecategorisatie, reconciliatie, bonnetjesverwerking en het beantwoorden van financiële vragen.
• AI-systemen kunnen fouten maken. Defter mitigeert dit door menselijke controle op alle materiële beslissingen, waaronder BTW-aangiftes en maandafsluitingen.
• Financiële gegevens worden verwerkt door externe AI-dienstverleners (waaronder OpenAI) conform verwerkersovereenkomsten en AVG-vereisten. Zie ons Privacybeleid voor details.
• De Opdrachtgever behoudt te allen tijde het recht om een menselijke beoordeling te verzoeken van door AI gegenereerde resultaten.

7. Geheimhouding

Defter is verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die in het kader van de overeenkomst wordt verkregen. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst. Medewerkers en ingeschakelde derden zijn eveneens aan geheimhouding gebonden.

8. Honorarium en betaling

Het honorarium wordt vooraf overeengekomen als vast maandtarief. Facturatie geschiedt maandelijks vooraf. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Bij niet-tijdige betaling is Defter gerechtigd de Diensten op te schorten na een schriftelijke herinnering met een redelijke termijn.

Defter behoudt zich het recht voor tarieven jaarlijks aan te passen. Wijzigingen worden minimaal één (1) maand voor ingangsdatum schriftelijk medegedeeld.

9. Aansprakelijkheid

Defter is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst. De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, met als maximum het factuurbedrag van de afgelopen twaalf (12) maanden.

Defter is niet aansprakelijk voor:

• Schade als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Opdrachtgever.
• Schade als gevolg van storingen bij derden (Moneybird, banken, communicatieplatformen).
• Indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen.

10. Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectuele eigendom op de door Defter ontwikkelde software, AI-modellen, werkwijzen en documentatie berusten uitsluitend bij Defter. De Opdrachtgever verkrijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

11. Opzegging en beëindiging

Bij beëindiging van de overeenkomst zal Defter medewerking verlenen aan de overdracht van de administratie aan een opvolgende dienstverlener. De Opdrachtgever behoudt te allen tijde toegang tot zijn Moneybird-administratie. Defter verwijdert eigen kopieën van persoonsgegevens conform het Privacybeleid, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen.

12. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten tussen Defter en de Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel.

13. Contact

Defter
Tijplaats Es 8
7541 PJ Enschede
Nederland
E-mail: contact@defter.nl
Telefoon: +31 6 80 10 54 72